RSS

Etika dalam ber-E mail

25 Jul

Email atau electronic mail dalam bahasa Indonesia berarti surat elektronik adalah suatu layanan berbasis internet. Jaman sekarang, tanpa mempunyai email, Anda tidak dapat memiliki akun-akun di dalam internet seperti akun jejaring sosial atau member dari suatu forum. Semuanya membutuhkan email pada saat anda mendaftar.
Email sendiri adalah layanan surat elektronik, dimana kita dapat mengirimkan tulisan kepada orang lain yang juga mempunyai email. Layaknya menulis surat, terdapat etika dalam menulis email. Apa saja itu? Mari kita lihat satu-satu dari bagian atas email sampai bagian akhir seperti layaknya kita melihat surat biasa.

1. To, CC, BCC. Ini adalah tempat anda menuliskan alamat email yang dituju. To atau kepada berarti tujuan penerima utama dari email yang anda kirimkan. CC (Carbon Copy) atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan, selain si penerima utama. BCC(Blind Carbon Copy) sama halnya dengan CC, tetapi alamat tembusan tidak akan terlihat oleh penerima To atau CC.

2. Subject. Subject disini adalah judul dari email, judul email harus jelas dan mencerminkan isi email sesungguhnya. Menurut saya subject ini dituliskan dengan singkat, padat, dan jelas, sehingga si penerima email setidaknya sudah mendapat gambaran apa isi email.

3. Body of email. Alias isi dari email. Walaupun diperlakukan layaknya surat biasa, sebaiknya isi dari email jangan terlalu panjang dan bertele-tele. Jika merupakan suatu tugas atau penulisan sebaiknya jangan dituliskan di dalam email, tapi masuk dalam attachment saja. Lain halnya jika anda menggunakan email untuk bertegur sapa dengan teman dekat anda, lalu anda curhat melalui email. Tetapi menurut saya sih, jika anda memang niat curhat, mengapa tidak menggunakan layanan chat saja?

4. Kepada siapa email ditujukan. Beda dengan poin yang pertama, maksud saya disini adalah, siapakah penerima email anda? Apakah teman, orang tua, atasan anda, atau dosen anda? Perhatikan baik-baik cara penulisan email anda, anda harus bisa memilah-milah bahasa yang formal atau friendly.

5. Kelanjutan dari poin 4 bila anda email kepada dosen. Ini hanya pengalaman saya sebagai mahasiswa yang kadang mengirimkan tugas via email kepada dosen saya. Pertama, dosen pastinya lebih senior daripada mahasiswa, jadi apa salahnya kalau kita menggunakan “Yth.” Kedua, kalau bisa, tuliskan gelar dosen dan nama dengan lengkap. Ketiga, dosen kan tidak hanya mengajar satu mata kuliah, jadi sebaiknya dituliskan, beliau selaku dosen mata kuliah apa. Keempat, pergunakan bahasa yang sopan dan tidak bertele-tele. Kelima, jangan lupa tuliskan identitas lengkap kita sebagai mahasiswa. Dosen yang mengajar banyak mahasiswa tidak mungkin menghafalkan alamat email mahasiswanya. Tuliskanlah nama, npm, dan kelas Anda. Keenam, jangan lupa sertakan penutup dari email anda.

6. Attachment atau lampiran. Seperti yang telah dibahas di poin sebelumnya, sebaiknya jika tulisan-tulisan panjang yang sifatnya adalah tugas atau apapun itu, mengapa tidak anda tulis di dokumen lalu anda attach? Tetapi perhatikan juga file yang anda lampirkan, jika banyak mengapa tidak menggunakan kompresor seperti .rar atau .zip? Sebaiknya yang anda lampirkan juga ukurannya tidak terlalu besar, perhatikan kecepatan internet juga.

7. Signature. Pilihan ini bersifat opsional dalam mengirim email. Jika anda memang menyertakan signature, sebaiknya jangan menggunakan alias yang aneh-aneh.

8. Reply. Bagaimana jika anda membalas email seseorang? Berikan balasan sesuai dengan topik email yang anda terima, jangan melenceng dari apa yang telah ada. Jangan juga berlama-lama membalas email seseorang, apalagi jika di email tersebut disiratkan bahwa email tersebut harus dibalas dengan cepat.

9. Forward. Alias meneruskan email. Fitur ini dipakai untuk surat berantai. Tapi sadarkah anda bila menggunakan To/CC ke semua penerima, membuat email anda tersebar ke orang-orang yang tidak dikenal. Gunakan BCC untuk fitur ini jika anda tidak ingin email anda tersebar.

10. Beri waktu untuk lawan bicara anda untuk membalas email anda. Tidak semua orang setiap hari mengecek ckun emailnya. Jangan setelah anda menekan tombol send lalu anda mengirim sms atau telpon ke orang yang bersangkutan selama hal yang anda kirimkan tidak urgent. Apa donk fungsinya anda mengirim email jika ujung-ujungnya dibahas via sms atau telpon?

 
Leave a comment

Posted by on July 25, 2010 in Lounge

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: